MailArchiva

So erfüllen Sie die gesetzliche Archivierungspflicht für geschäftliche E-Mails

MailArchiva ist eine E-Mail-Archivierungssoftware für Unternehmen jeder Größe. Es arbeitet mit vielen verbreiteten Mailsystemen zusammen, um alle einkommenden, ausgehenden und internen E-Mails GDPdU-konform zu archivieren.

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Wie kann ich der gesetzlichen Forderung nachkommen?

Wenn geschäftliche Korrespondenz per E-Mail übermittelt wird, sind Sie als Unternehmer durch den Gesetzgeber verpflichtet, diese Nachrichten bis zu zehn Jahre lang zu speichern.

Viele unserer Kunden haben Fragen zu der praktikablen Umsetzung der E-Mail-Archivierungspflicht: Wie kann ich sicherstellen, dass relevante E-Mails archiviert werden, ohne meine Arbeitsabläufe zu behindern? Und wie kann ich im Zweifelsfall ganz gezielt nur die E-Mails aus dem Archiv zugänglich machen, die zum Beispiel ein Prüfer vom Finanzamt anfordert - und keine einzige mehr?

Wir beraten umfassend und empfehlen MailArchiva als als Enterprise Edition mit vielen hilfreichen Features für die Geschäftskommunikation. Mit MailArchiva werden Sie Ihren Verpflichtungen jederzeit zu 100 Prozent gerecht.

Features

Die Enterprise Edition spart Zeit und Speicherplatz:

  • Archivierung nach Vorschrift
  • Umfangreiche Tools für die E-Mail-Verwaltung
  • Speicherplatz sparen
  • Einfache Integration
  • Weitere Features

Die Archivierung aller einkommenden, ausgehenden und internen E-Mails erfolgt

  •  sicher verschlüsselt
  •  datentechnisch komprimiert
  •  im RFC822-Standardformat gespeichert
  •  intelligent auf mehrere Speicherorte verteilt
  •  damit Sox, ETSI 1999/93/EG und GDPdU konform
  • E-Mails mittels feingliedriger Archivierungsregeln sortieren
  • E-Mails mittels komplexer Suchkriterien finden, anschauen und drucken – über ein Konsolen-Login oder das webbasierte Benutzerinterface
  • E-Mails in verschiedenen Sprachen suchen und archivieren
  • E-Mails können von mehreren Servern zusammengeführt und paketweise betrachtet, gedruckt, exportiert oder gelöscht werden
  • E-Mails importieren und exportieren, z.B. Brennen auf DVD
  • Durchsuchen von Anhängen egal welchen Dateityps
  • Ein-Klick-Wiederherstellung von verloren gegangenen Nachrichten

Speicherplatz wird durch das intelligente Speichern von Mails und Malianhängen gewonnen: Bei einmaliger Speicherung kann Mailarchiva einen Anhang jeder Mail zugeordnet darstellen.

  • Admin- und Benutzer-Zugänge
  • Kopplung an den vorhandenen Verzeichnisdienst (Active Directory / OpenLDAP)
  • MailArchiva kann einfach in das bestehende E-Mail-System integriert werden (z.B. Lotus Notes, Microsoft Exchange, Tobit, Zarafa)
  • umfassender Audit- und Systemmitschnitt
  • durch einen Service-Vertrag für Updateberechtigung ist ihre Archivierung stets automatisch auf dem aktuellsten Stand

+49 661 25000-0

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Bastian Marmetschke

Bastian Marmetschke

Effizienter im Team arbeiten, unkompliziert E-Mails archivieren

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Bastian Marmetschke
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