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„Flexibler, einfacher und sicherer“ - Groupware Zarafa löst Lotus Notes ab

Die Stadtwerke Lauterbach setzen bei der E-Mail-Kommunikation ab sofort auf die MS-Exchange-Alternative Zarafa
 

Über die Stadtwerke Lauterbach

Das Unternehmen Stadtwerke Lauterbach ist mit der Energieversorgung des Lauterbacher Stadtkerns und den zugehörigen Stadtteilen betraut: Die Stadtwerke stellen die Versorgung mit Strom und Wasser sicher und betreiben überdies das Lauterbacher Freizeitzentrum mit Hallen- und Freibad. Über den gesamten Stadtkern verteilt sind dafür rund 5 000 Zähler im Stromnetz und etwa 5 000 weitere Zähler im Wassernetz in Betrieb. Die Kreisstadt des Vogelsbergkreises liegt am nordöstlichen Rand des Vogelsbergs, im Herzen Osthessens und genau in der Mitte Deutschlands.
 

Ausgangssituation

In der Vergangenheit haben die Stadtwerke Lauterbach im E-Mail-Verkehr auf die IBM-Kommunikationslösung Lotus Notes gesetzt. Im Hinblick darauf, dass sich Prozesse mit dieser Software optimieren lassen, hatte das Stadtwerke-Programm Lotus Notes als optimale Lösung empfohlen. In der Praxis allerdings zeigte sich schnell, dass Lotus Notes nicht optimal auf die Bedürfnisse der Stadtwerke Lauterbach zugeschnitten war: „Zu umfangreich und zu komplex" lautete die einhellige Meinung nach ersten Erfahrungswerten, zumal lediglich die Groupware-Funktionen der Software genutzt wurden. „Eine neue Lösung sollte deshalb neben der Nutzung von Outlook als E-Mail-Client ebenso die Synchronisation mit PDAs und Smartphones möglich machen. Gleichzeitig war uns die Archivierung der E-Mails gemäß der gesetzlichen Richtlinien sehr wichtig", nennt Tony Michelis, Technischer Leiter der Stadtwerke, die Beweggründe für den Wechsel in der Kommunikationssoftware.

 
Von Lotus Notes zu Zarafa

Mit diesem Anforderungsprofil kontaktierten die Stadtwerke Lauterbach die NETHINKS GmbH. Zuvor hatte bereits der Partnerbetrieb, die Stadtwerke Hünfeld, eine entsprechende Empfehlung für den ITK-Spezialisten mit Hauptsitz im benachbarten Fulda ausgesprochen: Andree Schwandt, IT-Leiter der Stadtwerke Hünfeld und bereits seit 2002 Kunde bei NETHINKS, zeichnet ebenso verantwortlich für die IT-Belange der Kollegen in Lauterbach und stellte den Kontakt her. Sehr schnell kristallisierte sich in den ersten Beratungsgesprächen heraus: Die optimale Lösung für die Anforderungen der Stadtwerke Lauterbach ist die Groupware-Alternative zu Microsoft Exchange - Zarafa. Die Anbindung von Zarafa an MS Outlook erfolgt über eine MAPI-Schnittstelle. Das ermöglicht eine Nutzung von Outlook mit demselben Komfort und den gleichen Features wie der Einsatz von Microsoft Exchange. Und: Zarafa bringt darüber hinaus einen weiteren Vorteil mit sich. Gerade im Bereich „Mobile Endgeräte" und „Mail-Archivierung" lässt sich Zarafa im Vergleich zu Microsoft Exchange und Lotus Notes wesentlich kostengünstiger erweitern.

Mit Hilfe von Z-Push unterstützt Zarafa eine große Anzahl mobiler Endgeräte wie Smartphones und PDAs. Mit Hilfe dieses Open Source Werkzeugs können Kontakte, Kalendereinträge und Aufgaben ganz einfach synchronisiert werden - das ermöglicht ebenso flexibles Arbeiten von zu Hause oder unterwegs. Z-Push erlaubt darüber hinaus auch die Nutzung von Push-Mail, um über neue Nachrichten in Echtzeit informiert zu werden. Über Z-Merge wird die Anbindung weiterer Software, wie zum Beispiel das CRM-System SugarCRM oder das freie Dokumentenmanagementsystem Alfresco, an Zarafa ermöglicht.

Mit Zarafa war die neue, verbesserte und maßgeschneiderte Kommunikationslösung noch nicht ganz komplett: Es fehlte die notwendige E-Mail-Archivierung. Die gesetzeskonforme Archivierung wurde mit mailArchiva ermöglicht. Das state-of-the-art E-Mail-Archivierungssystem ist für Unternehmen jeder Größe geeignet und arbeitet mit fast allen Mailservern und E-Mail-Clients zusammen. Es archiviert alle eingehenden, ausgehenden und internen E-Mails und unterstützt bei der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben. Durch eine fälschungssichere Signierung wird gewährleistet, dass die archivierten E-Mails nach der Archivierung nicht mehr verändert werden. Ebenso wie Zarafa integriert sich mailArchiva nahtlos in die vorhandene IT-Umgebung.

 
Fazit

In den Lauterbacher Stadtwerken ist man von der neuen Kommunikationslösung überzeugt - sowohl in der Geschäftsleitung als auch in der Belegschaft. Insbesondere positiv bewertet wurde dabei die leichte Einarbeitung in die neue Software, deren Handhabung deutlich schneller erfasst werden konnte als dies zuvor bei Lotus Notes möglich war. „Besonders beeindruckt bin ich persönlich von der Synchronisation in Echtzeit mit Handy und PDA. Das ermöglicht unseren Mitarbeiten die notwendige Flexibilität im Arbeitsalltag. Dank der gesetzeskonformen Mailarchivierung sind wir nun auch hier auf der sicheren Seite", zieht Tony Michelis positive Bilanz.

Auf die Zusammenarbeit mit der NETHINKS GmbH blicken die Stadtwerke Lauterbach ebenso positiv zurück: „Die Migration verlief ,geräuschlos‘ und ohne großen Zeitaufwand für die Stadtwerke. Wir wurden zu jeder Zeit kompetent beraten und fachmännisch unterstützt", betont der Technische Leiter hinsichtlich des Projektablaufs. „Durch den Einsatz des bekannten MS Outlook in Verbindung mit dem WebAccess im ,Outlook Look&Feel‘ war die Einführung der Groupware Zarafa ohne großen Schulungsaufwand seitens der Stadtwerke durchführbar. Mit dieser Lösung können Unternehmen erfahrungsgemäß viel Zeit und Geld sparen und sich dabei immer sicher sein, dass der Arbeitsablauf nicht unterbrochen wird", fügt Uwe Bergmann, Geschäftsführer der NETHINKS GmbH, einen weiteren Vorteil der Groupware Zarafa hinzu.