SUCCESS STORIES

Stadtwerke Bad Hersfeld: Effizienter im Team arbeiten, unkompliziert E-Mails archivieren

„Wir wollten Outlook gerne behalten. Nur fehlten uns dabei einige wichtige Funktionen wie z. B. die Synchronisierung mit mobilen Endgeräten. Die für uns optimale Lösung heißt deshalb: Zarafa. Wir haben mit der Groupware unsere Arbeitsabläufe enorm verbessert.“
Matthias Lotz, IT -Leiter der Stadtwerke Bad Hersfeld

Ausgangssituation

Die Stadtwerke Bad Hersfeld nutzten in der Vergangenheit noch keine Groupware-Funktionen. Und: Das Unternehmen hatte zuvor keine Möglichkeit, Mails professionell zu archivieren. Die Anforderungen an die neue Lösung waren klar festgelegt: eine Groupware, die zusammen mit Outlook funktioniert, mit der die Mitarbeiter ohne lange Eingewöhnungsphase sofort arbeiten können. „Natürlich wollten wir nicht nur bequem E-Mails bearbeiten, sondern auch außer Haus auf die internen Daten zugreifen können“, erklärt Matthias Lotz, IT-Leiter der Stadtwerke Bad Hersfeld, die Gründe für die Migration, „die Zeit war mehr als reif für eine sinnvolle Ergänzung“.

Von Outlook zu Zarafa 

Nachdem die Verantwortlichen der Stadtwerke Bad Hersfeld mit dem IT-Systemhaus aus Fulda die Anforderungen an das neue  System aufgestellt hatten, war schnell klar, dass Zarafa, die Groupware-Alternative zu Microsoft Exchange, eine ideale und vor allem besonders kostengünstige Lösung ist, um alle Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.

„Die Anbindung an Outlook wurde über eine MAPI-Schnittstelle möglich gemacht“,  erklärt Bastian Marmetschke (NETHINKS-Projektleiter) die  Hintergründe der neuen Software. Damit waren die Zeiten vorbei, in denen Termine der einzelnen Mitarbeiter erst umständlich abgefragt werden mussten, bevor ein Meeting mit mehreren  Personen geplant werden konnte.

„Mit der neuen Groupware können auch unsere Empfangsmitarbeiter ganz einfach einsehen, welcher Kollege zum Beispiel gerade außer Haus und wann  er wieder greifbar ist für weitere Aufgaben“, berichtet Matthias  Lotz von den Stadtwerken.


Zarafa im Einsatz

Mit dem ausgeklügelten Berechtigungssystem von Zarafa kann ganz individuell festgelegt werden, wer Daten bearbeiten oder nur lesen darf. Zum Beispiel kann der Zugriff auf den Kalender des Mitarbeiters gewährt werden, nicht aber auf seine E-Mails. Das zentrale Adressbuch, das alle Beschäftigten abrufen können, wird von einigen wenigen Mitarbeitern gepflegt, die dafür sorgen, dass etwa keine doppelten Einträge die Datenbank unübersichtlich machen. Auch Abwesenheitsnotizen sind problemlos möglich, und der E-Mail-Eingang kann an Kollegen weitergeleitet werden. „Außerdem können wir jetzt endlich unsere Mails problemlos und kostengünstig archivieren“, so Lotz, „und damit der aktuellen gesetzlichen Verpflichtung nachkommen“.  


Fazit

„Mit Zarafa sparen wir in Zukunft viel Zeit“, zieht Matthias Lotz positive Bilanz, „mit Outlook Look & Feel war auch keine wirkliche Umstellung nötig.“ Die Mitarbeiter der Stadtwerke Bad Hersfeld würden einfach die zusätzlichen Features von Zarafa und die damit erhebliche Arbeitsentlastung genießen. Auch die Außendienstler nutzen bereits die Kalender- oder Kontaktfunktionen und greifen etwa bei Meetings mit Kunden auf firmeninterne Daten zurück – die schnelle Synchronisation bringt alle Netzwerk-Teilnehmer ohne Wartezeiten auf den jeweils neuesten Stand. „Die Einführung der neuen Groupware verlief völlig problemlos“, blickt Lotz zurück. „Unser zentraler Ansprechpartner bei NETHINKS, Bastian Marmetschke, hat alle Vorgänge genau erklärt und offene Fragen sofort kompetent beantwortet.“ Der Preisvorteil von Zarafa gegenüber anderen Lösungen und die Möglichkeit der Mailarchivierung waren für die Stadtwerke Bad Hersfeld weitere starke Argumente für die nun erfolgreich abgeschlossene Umstellung der Software.  

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Ihr Ansprechpartner zu diesem Projekt

Bastian Marmetschke
Teamleitung Professional Services & Solutions
+49 661 250000
bastian.marmetschke(at)NETHINKS.com